Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

AMAÇ

Bu politika, Atıknakit Geri Dönüşüm Limited Şirketinin kendi faaliyetlerinde veri sorumlusu olarak işlediği kişisel verilerin ve müşteri adına veri işleyen olarak yürüttüğü hizmetlerdeki saklama ve imha süreçlerinin esaslarını düzenler. İşleme şartları ortadan kalkan verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi, işlemlerin doğrulanması ve kayıt altına alınması ile ilgili kişi taleplerine ilişkin görevler bu politika kapsamında yönetilir.

KAPSAM

Şirketin çalışan, aday, stajyer, müşteri, tedarikçi, ziyaretçi ve iletişim kişilerine ilişkin kendi iş süreçleri ile belediye ve belediye iştiraklerine sunulan yazılım hizmetleri kapsamındadır. Müşteri çalışanlarının kimlik ve kullanıcı bilgileri, işe başlangıç ve bitiş kayıtları, sürekli konum ve hareket geçmişi, destek kayıtları ve güvenlik logları ayrı veri grupları olarak yönetilir. Kâğıt, e-posta, mobil cihaz uygulama alanı ve önbelleği, çevrimdışı aktarım kuyruğu, veritabanı, sunucu, bulut, rapor, dışa aktarım, test ortamı ve yedekler kapsamdadır.

DAYANAK VE İLKELER

6698 sayılı Kanun (özellikle m.4, 5, 6, 7, 10, 11, 12 ve 13), Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve faaliyete uygulanabilir diğer mevzuat esas alınır. Bilgi güvenliği ve mahremiyet yönetim standartları destekleyici çerçevedir; bu politika bir sertifikasyon veya standart uygunluğu beyanı değildir. Veriler belirli ve meşru amaçlarla, gerekli kapsam ve süreyle sınırlı işlenir. Politikanın hazırlanması, veri işleme faaliyetini kendiliğinden hukuka uygun hâle getirmez.

TANIMLAR

Silme: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.

Yok etme: Verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.

Anonim hâle getirme: Verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.

İlgili kullanıcı: Veri sorumlusu organizasyonu içinde veya talimatıyla veri işleyen, teknik depolama/koruma/yedekleme sorumluları dışındaki yetkili kullanıcı.

Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen gerçek veya tüzel kişi. Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

GÖREV VE SORUMLULUKLAR

Yönetim: Politikayı onaylar, kaynak ve görev dağılımını belirler.

BGYS Temsilcisi ve veri sorumlusu irtibat kişisi: Envanteri, talepleri, saklama planını ve imha kayıtlarını koordine eder; hukuki değerlendirme gerektiren konuları yönetime iletir.

KVKK Komitesi: Tüzel kişiliğin KVKK süreçlerinin yürütülmesi için koordinasyon içinde çalışır.

BT / yazılım yetkilileri: Üretim, test, geliştirme, bulut, veritabanı, log ve yedek ortamlarında güvenli silme/yok etme kontrollerini uygular.

Birim sorumluları: İşleme amacı, hukuki dayanak, saklama ihtiyacı ve imha tetikleyicilerini belirler.

Veri işleyenler ve tedarikçiler: Sözleşme ve talimatlara göre işlem yapar; imha/iadeyi belgelendirir.

UYGULAMA

Saklama Esasları

1. Her veri kategorisi için amaç, veri sahibi grubu, hukuki sebep, kayıt ortamı, saklama başlangıcı, süre, imha tetikleyicisi ve sorumlu birim Kişisel Veri İşleme Envanteri/Saklama Süreleri Tablosunda belirlenir.
2. Kanuni saklama yükümlülüğü mevcutsa ilgili süre uygulanır; birden fazla geçerli süre varsa hukuken gerekli olan süre ve erişim kısıtları değerlendirilir. Süreler keyfî olarak tüm veri kategorilerine eşitlenmez.
3. İşleme amacının sona ermesi tek başına her durumda anında imha anlamına gelmez; başka geçerli saklama hukuki sebebi bulunup bulunmadığı kontrol edilir.
4. Veriler yalnızca yetkililere açılır; rol bazlı erişim, MFA, şifreleme, loglama, yedekleme ve güvenli aktarım tedbirleri risk düzeyine göre uygulanır.
5. Yazılım geliştirme ve test ortamlarında mümkünse sentetik veya anonim veri kullanılır. Gerçek müşteri verisinin test ortamına aktarılması istisnai, gerekçeli ve yetkilendirilmiş olmalıdır.
6. Müşteri adına veri işlenen faaliyetlerde işlemler, yetkili veri sorumlusunun belgelenmiş hukuka uygun talimatı ve onaylı saklama planına göre yürütülür. Plan, süre dolumunda ayrıca talep beklenmeden uygulanacak imhayı da kapsar. Talimat verenin yetkisi, kapsam, istisnalar ve işlem sonucu doğrulanır; müşteriyle imha kaydı paylaşılır. Talimatsız veya belirsiz durumlarda veri süresiz tutulmaz; konu gecikmeksizin yetkili veri sorumlusuna iletilerek plan netleştirilir.
7. Belediye, belediye iştiraki ve şirketin rolleri; işleme amaçları ve esaslı vasıtalara ilişkin fiilî karar yetkileri dikkate alınarak sözleşme ve rol matrisinde belirlenir. Yazılım geliştirmek tek başına veri işleyen sıfatını belirlemez. Müşteri talimatı, şirketin kendi fiilleri ve KVKK m.12 kapsamındaki güvenlik yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz. Şirket müşteri verilerini bağımsız analiz, ürün geliştirme veya başka bir amaçla kullanmaz; böyle bir faaliyet ayrıca hukuki değerlendirmeye tabidir.

Sürekli Konum Kayıtları

Çalışanların kişisel telefonlarından alınan konum kayıtları için takip amacı, hukuki sebep, gereklilik ve ölçülülük, örnekleme sıklığı, hassasiyet, mola ve mesai sınırları yetkili veri sorumlusu tarafından yazılı olarak değerlendirilir. Çalışan aydınlatması ayrıca yapılır. Ham konum geçmişi ile işe devamı gösteren özet kayıtlar farklı saklama planlarına bağlanır. Ham konum için öngörülen 90 günlük üst sınır, genel bir kanuni süre olmayıp gerekçelendirilmesi ve müşteri tarafından onaylanması gereken azami süredir; daha kısa sürenin yeterli olup olmadığı değerlendirilir. Özet kaydın saklanma ihtiyacı ham güzergâh geçmişinin aynı süre tutulmasını gerektirmez.

Yazılımda mesai bitiminde konum toplamanın durması, arka plan izinleri, açık oturumlar ve çevrimdışı aktarım kuyruğu test edilir; vardiya sınırı ve otomatik sonlandırma kontrolleri uygulanır. Mesai dışında konum verisinin cihazdan alınması, iletilmesi ve kaydedilmesi teknik olarak engellenir; bu durum test kayıtlarıyla doğrulanır. Doğrulama tamamlanana kadar uygulamanın fiilî davranışı ayrıca incelenir ve tespit edilen aykırılıklar giderilir. Konumlara erişim müşteri ve görev bazında sınırlandırılır; erişim ve dışa aktarımlar izlenir. Harita servisleri ve yazılım bileşenlerine gönderilen veriler veri akışında gösterilir. Kişisel cihaz kullanımına alternatif yöntemler veri sorumlusuyla değerlendirilir. Bu kontroller sürekli takibin hukuki gereklilik değerlendirmesinin yerine geçmez.

Saklama Sürelerinin Belirlenmesi

Aşağıdaki tablo kayıt gruplarını ayırır; süresiz saklama yetkisi vermez. İlgili birim uygulanabilir dayanağı, başlangıcı, azami süreyi, teknik imha döngüsünü ve imha yöntemini kayıt türü bazında belirleyerek yönetim onayına sunar. Müşteri verilerinde yetkili veri sorumlusunun yazılı onayı alınır. Yeni veri toplama faaliyeti ayrıca incelenir; işleme şartları kalmayan kayıtlar mevzuata uygun şekilde imha edilir.

İmha Nedenleri Ve Yöntemleri

Kişisel verinin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren tüm şartların ortadan kalkması hâlinde, re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine, mevzuata uygun yöntemle silme, yok etme veya anonimleştirme uygulanır. Seçilen yöntem kayıt türüne ve teknik ortama göre belirlenir.

Dijital sistemler: Silme işlemi, kişisel veriyi ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirecek şekilde uygulanır; yalnızca ekranda gizleme yeterli değildir. Yok etmede veri hiç kimse tarafından geri getirilemeyecek hâle getirilir. Ortama uygun güvenli silme veya koşulları sağlanmış kriptografik silme uygulanır; sonuç doğrulanır. İlişkili tablolar, indeksler, kopyalar, raporlar ve dışa aktarımlar işlem kapsamına alınır.

Fiziksel kayıtlar: Gizlilik derecesine uygun çapraz kesim imha, güvenli imha hizmeti veya denetlenebilir eşdeğer yöntem.

Taşınabilir ve mobil cihazlar: Kuruma ait cihazlarda yeniden tahsis veya elden çıkarma öncesinde doğrulanabilir güvenli silme uygulanır. İşçinin kişisel telefonunda işlem yalnızca iş uygulamasının kurumsal veri alanıyla sınırlıdır; kişisel içerik silinmez ve cihazın tamamına müdahale edilmez. Başarılı aktarım sonrası çevrimdışı konum kuyruğu ve geçici önbellek, teknik olarak doğrulanmış ve onaylanmış azami döngüde temizlenir. İşten ayrılma, hesap kapatma veya uygulamanın kaldırılması hâlinde kurumsal verilerin temizlenmesi ve başarısız işlemlerin takibi kayıt altına alınır.

Anonimleştirme: Genelleştirme, toplulaştırma ve uygun diğer teknikler, yeniden kimliklendirme riski değerlendirilerek uygulanır. Maskeleme, tekilleştirme veya takma ad kullanımı tek başına anonimleştirme değildir. Özellikle konum ve güzergâh verisinin başka bilgilerle eşleştirilerek kişiyi belirlenebilir kılmadığı doğrulanmadan veri anonim kabul edilmez.

Periyodik İmha Ve Talepler

Şirketin veri sorumlusu olarak yürüttüğü faaliyetlerde periyodik imha her ayın son iş gününde gerçekleştirilir. Bu takvim şirketin operasyonel tercihidir; bütün veriler için bir aylık saklama süresi anlamına gelmez. İşleme şartları sona eren veriler takip eden ilk periyodik imhada işleme alınır; Kurulun daha kısa süre öngördüğü hâller saklıdır. Müşteri adına işlenen verilerde müşterinin onayladığı ve mevzuata uygun takvim uygulanır; daha kısa otomatik silme döngüleri ayrıca işletilir.

Şirketin veri sorumlusu olduğu başvurular en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. İşleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa silme, yok etme veya anonimleştirme bu süre içinde tamamlanır ve kişiye bilgi verilir; şartlar sürüyorsa gerekçeli ret bildirilir. Aktarım yapılan üçüncü kişilere bildirim yapılarak gerekli işlemler temin edilir.

Müşteri adına işlenen verilere ilişkin başvuru, kimlik ve yetki kontrolleri gözetilerek gecikmeksizin yetkili veri sorumlusuna iletilir; şirket süre içinde sonuçlandırmaya teknik destek sağlar. Hukuki uyuşmazlık veya saklama zorunluluğunda yalnızca ilgili kayıtlar erişimi sınırlandırılarak ayrılır; gerekçe, kapsam, sorumlu ve gözden geçirme tarihi kaydedilir. İstisna sona erdiğinde imha süreci işletilir.

Yedekler, Bulut Ve Veri İşleyenler

Yedeklerin azami saklama döngüsü sistem ve müşteri bazında onaylanır, envantere kaydedilir ve teknik olarak doğrulanır; belirsiz veya süresiz yedek tutulmaz. Aktif ortamdan silinen verilerin yedeklerde olağan erişime açılması engellenir; döngü sonunda imha ve geri yüklemede silme listesinin yeniden uygulanması doğrulanır. Ortak veritabanında belediye bazlı mantıksal ayrım ve yetkilendirme test edilir. Belediye sunucusu, şirkete ait bulut ortamı ve alt hizmet sağlayıcı için silme talimatı, sorumlu, teslim biçimi, yedek imha takvimi ve doğrulama kaydı ayrı ayrı belirlenir. Hizmet sonunda veri teslimi tutanakla belgelenir; yetkili veri sorumlusunun talimatına göre aktif kopyalar ve diğer kopyalar için imha süreci yürütülür. Alt hizmet sağlayıcılara iade, silme, ihlal bildirimi ve doğrulama yükümlülükleri sözleşmeyle yansıtılır. Yurt dışı barındırma veya erişim varsa KVKK’nın 9. maddesi koşulları ayrıca değerlendirilir; sağlayıcılar ve erişim ülkeleri envantere kaydedilir.

İmha Kayıtları Ve Gözden Geçirme

İmha kayıtları; tarih, müşteri/sistem, veri kategorisi, kapsam, yöntem, hukuki gerekçe, yetkili talimat/onay, işlemi yapan ve doğrulayan, etkilenen kopyalar ve sonuç bilgilerini içerir. Gereksiz ham konum veya kişisel veri imha tutanağına eklenmez. Kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler saklı kalmak üzere en az üç yıl saklanır. Politika en az yılda bir ve mevzuat, sistem veya süreç değişikliklerinde gözden geçirilir; değişikliğin tarihi, kapsamı ve onayı revizyon kaydına işlenir.

DOKÜMANLAR

Veri İmha Planı

İmha Tutanağı

FORM NO

P.BGYS.13

YAYIM TARİHİ

08.07.2026

REVİZYON NO

1

REVİZYON TARİHİ

05.11.2026

Güncel doküman için şirketin yetkili doküman paylaşım alanına ve/veya BGYS-KVKK Dosyasına başvurunuz.